Po zakończeniu umowy, na podstawie której pracownik wykonywał na rzec swojego pracodawcy pracę, pracodawca ma obowiązek prawny wydać mu (niezwłocznie po zakończeniu tego okresu) świadectwo pracy. Wydaje taki dokument niezależnie od tego, czy umowa taka została zawarta na okres próbny, na czas określony, czy na czas nieokreślony, a także niezależnie od tego, z jakiego powodu umowa ulega rozwiązaniu (czy było to wypowiedzenie za przewidzianym w przepisach okresem wypowiedzenia, czy może porozumienie stron albo nawet zwolnienie dyscyplinarne?). Świadectwo pracy wydaje się także, gdy umowa po prostu wygasła z biegiem czasu i nie jest podpisywana kolejna umowa.
W sytuacji, w której przedłuża się umowę (a dokładniej mówiąc – podpisuje się kolejną umowę na okres przypadający bezpośrednio po poprzedniej umowie), wówczas świadectwo pracy wydaje się na żądanie pracownika. W innej sytuacji dokument ten nie jest konieczny.
Niestety, są osoby, które nie zdają sobie sprawy, jak ważne (zwłaszcza dla nich samych) jest posiadanie świadectwa pracy – takie przechowywanie dokumentu, aby nie uległo zagubieniu.
Odpowiadając na pytanie, po co świadectwo pracy jest w ogóle wydawane, najkrócej jest odpowiedzieć – w celu dowodowym. Dokument ten świadczy o tym, że dany pracownik był zatrudniony w konkretnej firmie. Świadectwo pracy pokazuje, że mógł wykonywać dane obowiązki wynikające ze swojego stanowiska pracy, które wskazane jest na dokumencie, a więc niejako świadczy o jego doświadczeniu zawodowym.
Oprócz stanowiska pracy, pokazany jest tutaj czas, jaki pracownik przepracował w firmie, a więc to także mówi o jego doświadczeniu w pracy na danym stanowisku. Im dłużej pracownik wykonywał pracę, tym większe mogą być jego kompetencje. Z kolei częsta zmiana zatrudnienia i krótkie okresy zatrudnienia świadczyć mogą na niekorzyść pracownika.
Świadectwo pracy udowadnia, że pracownik wykonywał pracę taką, jaką wskazał w liście motywacyjnym i curriculum vitae, że dane, które podał ubiegając się o pracę są prawdziwe.
Świadectwo pracy daje pewien obraz wykonywanej pracy. Pokazuje, z jakich uprawnień i jak często korzystał pracownik (np. urlop bezpłatny, okolicznościowy, na żądanie), jak długo przebywał na zwolnieniu lekarskim, ile wykorzystał dni urlopu wypoczynkowego, wychowawczego, ojcowskiego, rodzicielskiego, itp. Jeśli większość okresu zatrudnienia pracownik przebywał na przysługujących mu urlopach, to też jest to wszystko wykazane na świadectwie.
Świadectwo pracy, a także świadectwa ukończenia szkół, dyplomy, zaświadczenia o ukończeniu różnego rodzaju kursów, mogą być kompleksowym źródłem informacji o pracowniku, chociaż nie zawsze są w stanie stuprocentowo potwierdzić jego kompetencje i umiejętności. Świadectwa pracy nie zawierają ocen pracownika, a jedynie suche fakty. O ile pracownik nie dostał tzw. dyscyplinarki, o tyle na podstawie świadectwa pracy trudno ocenić czy dotychczasowy pracodawca był zadowolony z pracownika.
Świadectwo pracy jest także przydatne nowemu pracodawcy w celu przyznania uprawnień pracowniczych oraz z ubezpieczenia społecznego.
